Jak tworzyć relacyjne bazy danych w Notion? + darmowy szablon

Relacyjne bazy danych to kolejna z wielu funkcji (i zalet) aplikacji Notion. Przydadzą się gdy chcemy połączyć dane z dwóch, lub większej ilości baz danych w jedną całość. Na przykład przy podsumowaniach, porównaniach, szybkim uzupełnieniu/kopiowaniu brakujących danych z jednej bazy danych do drugiej, itp.

Będą również przydatne jeśli tylko tymczasowo chcemy wprowadzić czy porównać pewne dane, bez tworzenia odrębnej bazy danych. Można również łączyć ze sobą kolumny w obrębie jednej bazy danych… Możliwości jest wiele, ale jak się zabrać do tworzenia relacyjnych baz danych?

Jak stworzyć relacyjną bazę danych? – na przykładzie planera posiłków

W poście chciałam wam podpowiedzieć jak tworzyć relacyjne bazy danych na podstawie planera posiłków (jeśli interesuje was jedynie tworzenie relacji pomiędzy bazami danych od strony technicznej, skoczcie od razu do punktów 8-10 i 14-15 poniżej). Ale relacyjne bazy danych możecie tworzyć w najróżniejszych celach.

Co najbardziej podoba mi się w tym planerze to to, że automatycznie generowana jest lista zakupów. Co niezwykle ułatwia nam wizytę w sklepie! 

Dzięki takiej odpowiednio zorganizowanej bazie danych możemy (chociaż częściowo) pozbyć się irytującego pytania ‘co dzisiaj jemy’. Uważam też, że planowanie posiłków może nam pomóc w zdrowym odżywianiu (jesteśmy bardziej świadomi tego co jemy), pomóc w oszczędzaniu (usprawnione zakupy) oraz zmniejszeniu ilości marnowanego jedzenia.

Planer możecie udostępnić członkom swojej rodziny i wspólnie planować posiłki na najbliższy tydzień.

Inne zastosowania dla relacyjnych baz danych to np.: pomoc przy planowaniu wakacji lub importowaniu wybranych danych o klientach (np. jeśli odpowiednio połączymy bazę danych ‘spotkania’ z bazą klientów, możemy mieć łatwy dostęp do danych o kliencie, z którym mamy się właśnie spotkać). Oczywiście zastosowania relacyjnych baz danych będzie specyficzne dla waszego biznesu.

Dodam jeszcze, że przygotowałam dla was darmowy i gotowy do ściągnięcia planer posiłków – szablon do użycia wewnątrz aplikacji Notion (znajdziecie go u dołu artykułu). Bazę przepisów musicie uzupełnić sami swoimi ulubionymi daniami, ale na początek dodałam parę smacznych przepisów kuchni chińskiej, może wypróbujecie.

Tworzenie relacyjnej bazy danych krok po kroku

1. Klikając na “+ New page” w lewym dolnym rogu aplikacji utwórz nową stronę, wybierz opcję ‘Empty with icon’ – pustą stronę z ikoną. Wybierz odpowiadającą ci ikonę oraz nadaj tej stronie tytuł, np. ‘Tygodniowy plan posiłków’.

2. Następnie kliknij w dowolnym miejscu wewnątrz nowo utworzonej strony i wpisz “/database”, z listy wybierz Table-Inline. W ten sposób utworzysz bazę danych.

3. Nadaj tej bazie danych nazwę, np. ‘Tygodniowe menu’. Dodaj wiersze tak, aby było ich 7 – po jednym na każdy dzień tygodnia.

4. Poniżej tej bazy danych (lub osobno, w ramach odrębnej strony), dodaj kolejną bazę danych w formie tabeli i nazwij ją ‘Przepisy’.

To będzie twoja książka kucharska. W tej bazie danych możesz dodawać swoje ulubione dania z przepisami. Możesz także linkować do stron na których przepis został znaleziony, lub wysyłać rodzinie i znajomym linki do ciekawych dań.

5. Następnie, stwórz jeszcze jedną bazę danych, tym razem w formie listy (na tej samej lub odrębnej stronie). Nazwij ją ’Lista składników’.

6. Kiedy mamy już 3 bazy danych, w naszym przykładzie: ‘Tygodniowe menu’, ‘Przepisy’ i ‘Lista składników’, możemy przystąpić do wprowadzania danych i tworzenia relacji między poszczególnymi bazami.

7. Przejdźmy więc do bazy danych ‘Przepisy’ i dodajmy parę ulubionych przepisów, w rubryce ‘Dania’ wpiszmy nazwy dań, np. Colesław, jajecznica, tort czekoladowy…. Wewnątrz tych stron możemy dodać szczegółowy opis jak wykonać danie.

8. Drugą kolumnę w bazie danych ‘Przepisy’ zatytułujmy ‘Składniki’ i tutaj stworzymy pierwszą relację między bazami danych. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć na tytułową komórkę (góra kolumny) i wybrać ‘Property Type’ → ‘Relation’.

9. Pokaże się okienko, pytające z którą bazą danych chcemy utworzyć relację, z listy wybierzmy ‘Lista składników’.

10. Następnie potwierdzamy wybór klikając na przycisk ‘Create relation’. W ten sposób utworzyliśmy relację między bazami danych, proste!

11. Po stworzeniu relacji możemy przypisać odpowiednie składniki do naszych dań, w tym celu wpisujemy nazwę składnika i tworzymy nową stronę w bazie danych ‘Lista składników’ (będąc w bazie danych ‘Przepisy’), jak na zdjęciu poniżej:

Uwaga: Jeśli w naszej książce kucharskiej mamy już dużo przepisów, a tym samym mamy wiele składników w naszej bazie danych ‘Lista składników’, wtedy nie tworzymy nowej strony z nazwą składnika, a jedynie wybieramy składnik z istniejącej listy, jak na zdjęciu poniżej:

Musimy być uważni przy nazywaniu składników, aby niepotrzebnie nie duplikować tych samych rzeczy, ponieważ ten sam składnik może być wykorzystywany w wielu daniach, np. pieprz a pieprz czarny – zdecydujmy się na jedną nazwę,.

12. Do listy przepisów – baza danych ‘Przepisy’  możemy dodać (w osobnej kolumnie) również tagi, jak np. #śniadanie, #deser, #zdrowedanie itp. – ułatwi nam to wybór dań na przyszłość.

13. Świetnie, mamy już nasze ulubione przepisy i przypisane im składniki, teraz czas na stworzenie planu dań na cały tydzień. W tym celu idziemy do wcześniej utworzonej bazy danych ‘Tygodniowe menu’.

14. W kolumnie ‘Dania’ tworzymy relację z bazą danych ‘Przepisy’, po utworzeniu relacji możemy wybierać ulubione dania na każdy dzień tygodnia.

15. Ale to nie koniec, relacyjne bazy danych pozwalają nam na jeszcze więcej. Teraz wygenerujemy listę zakupów. W nowej kolumnie zatytułowanej ‘Lista zakupów’ dodamy funkcję ‘Rollup‘. Wybierzemy ją podobnie jak funkcję ‘Relation’ z listy wewnątrz ‘Property type’.

Funkcja ‘Rollup’ pozwala nam na wykorzystanie i agregowanie dodatkowych danych z wześniej połączonej bazy danych.

16. Kiedy kolumna ma już nadany typ ‘Rollup’, kliknij w pierwszą komórkę w kolumnie (pod tytułową) i wybierz odpowiednie ustawienia, w naszym przykładzie będą to: 

17. Lista posiłków i zakupów na cały tydzień gotowa!

Oczywiście, aby w pełni wykorzystać potencjał planera, należy uzupełnić bazę danych ‘Przepisy’ o jak najwięcej dań. Wtedy każdego dnia będziemy mogli zaplanować do jedzenia coś innego i ciekawego (o ile mamy czas na gotowanie).

Darmowy planer posiłków

Aby korzystać z przygotowanego przeze mnie planera będzie wam potrzebne darmowe konto w aplikacji Notion. Jeśli już je macie, zalogujcie się i otwórzcie w przeglądarce zakładkę z szablonem i przekopiujcie go na swoje konto, klikając przycisk ‘Duplicate’. Tak jak na zdjęciu:

Po przekopiowaniu szablonu, wewnątrz swojego konta Notion możecie go dowolnie modyfikować (nazwy, ikonki). Ale przede wszystkim dodajcie nowe dania do bazy danych przepisy.

Dajcie mi znać w komentarzu czy szablon okazał się przydatny do planowania posiłków. A jeśli chcecie stworzyć darmowy tracker nawyków w Notion zapraszam do lektury.