Aplikacje do robienia notatek i zarządzania wiedzą – zrób porządek w swoich notatkach

Przetestowałam dla was 3 narzędzia – aplikacje do robienia notatek i strukturyzowania myśli. Zrobiłam to mając na uwadze, to co będzie się działo z naszymi notatkami w przyszłości. Do czego i jak będziemy mogli je faktycznie wykorzystać. Nie chodzi tylko o samo zapisywanie notatek – do tego wystarczy nawet najzwyklejszy notatnik (elektroniczny lub papierowy).

Artykuł ten napisany jest więc z punktu widzenia długoterminowego zarządzania informacjami (między innymi w systemie Zettelkasten) i tego, jak możemy sprawić, że notatki będą dla nas wartościowe długo po tym jak je zrobiliśmy.

Bo często, kiedy mamy już dużo notatek, zmieniają się one w górę niezwiązanych ze sobą świstków papieru, żal nad zmarnowanym czasem i frustrację z powodu bałaganu. Wtedy pojawia się chęć do pozbycia się wszystkich materiałów i rozpoczęcia od nowa. Znacie to uczucie? Taka strategia, nie brzmi zbyt produktywnie…wiem coś o tym.

Poniżej opisane aplikacje, każda na swój sposób, lepiej lub gorzej, jeśli dobrze je wykorzystamy, pomogą nam w zorganizowaniu wiedzy raz na zawsze.

Tutaj muszę was zachęcić do zapoznania się z podstawami metody robienia notatek na całe życie – Zettelkasten. Znając zasady tej metody, staniecie się ekspertami od robienia efektywnych notatek. Pamiętajcie, że aplikacje są narzędziami pomocniczymi i bez odpowiedniej metody-systemu nie pomogą nam w organizacji na dłuższą metę.

Przejdźmy zatem do listy aplikacji do długoterminowego zarządzania notatkami, a co za tym idzie zarządzania wiedzą.

1. RoamResearch

Zachwyt tą aplikacją minął tak szybko jak się zaczął. I nie mówię tylko o sobie, ale (jak wynika z moich obserwacji na social media i różnych forach) i o wielu innych użytkownikach, którzy zafascynowani możliwościami Roam, odwrócili się od aplikacji, przez:

  • proponowany model cenowy – 15 USD/miesięcznie (to bardzo drogo, szczególnie, że aplikacja jest dopiero w wersji beta, mocno kuleje i nie wiadomo jak potoczy się jej los)
  • utracenie danych (moje dane niestety zniknęły i nie dało się ich odzyskać, na szczęście dopiero testowałam Roam)
  • twórcę RoamResearch (który naprawdę zniechęca do produktu swoją niepohamowaną arogancją)

Zaczęłam od negatywów, ale są powody dla których Roam zdobył wielu fanów w krótkim czasie.

Roam to hybryda, pozwala nie tylko na robienie notatek ale i dowolne łączenie ich w ciągi myślowe. Roam wprowadził dwukierunkowe linki, dzięki którym łączenie notatek, albo nawet fragmentów (paragrafów) notatek jest łatwe jak 1,2,3. 

Graf pokazujący połączenia między notatkami ułatwia ustrukturyzowanie myśli, wyszukiwanie nowych połączeń, a funkcja pozwalająca na jednoczesny podgląd wielu notatek umożliwia błyskawiczne tworzenie outline-u (zarysu) – co jest bardzo przydatne gdy piszemy artykuł, książkę, wypracowanie…

Struktura notatek – myśli w RoamResearch

Roam ma również bardzo potężną funkcję wyszukiwania z filtrami, czego póki co nie ma w aplikacji Obsidian (info poniżej). Do tego możemy dowolnie otagowywać nasze notatki.

Każda notatka i paragraf (bullet-point) w RoamResearch mają swoje unikalne ID, mamy również możliwość wyszukiwanie notatek na podstawie daty, kiedy zostały utworzone.

Narzędzie ma duży potencjał i daje potężne możliwości, ale mi niektóre funkcje wydają się nie tyle zbędne, co wprowadzające chaos. Na przykład, u dołu notatki automatycznie pojawiają się proponowane połączenia do innych notatek – generowane na podstawie słów kluczowych. Takie podejście potencjalnie tworzy dużo niepotrzebnych i bezmyślnych (bo wygenerowanych automatycznie) połączeń między notatkami. Możecie się oczywiście ze mną nie zgodzić, wiele osób uważa, że jest to świetna funkcja.

Roam nadaje się do prowadzenia notatek w systemie Zettelkasten, ale momentami obserwuję przerost formy nad treścią. Ogrom opcji wymaga od nowego użytkownika czasu i dokładnego poznania narzędzia, aby móc je w pełni wykorzystać.

Obecnie korzystanie z RoamResearch zostało wstrzymane dla nowych użytkowników. Czas pokaże, czy aplikacja podniesie się po wpadkach i czy oprócz hardcorowych fanów (#roamcult) zdobędzie poklask wśród szerszej publiczności.

2. Obsidian

Jeśli zależy wam na pełnej kontroli nad notatkami i ich bezpieczeństwem, to Obsidian będzie świetnym wyborem. A to dlatego, że w aplikacji używamy markdown (języka do formatowania tekstu) i tworzymy pliki bezpośrednio na swoim dysku, a nie w chmurze (jak w przypadku wielu innych aplikacji, np. popularnego Evernote lub Roam).

Zapewnia to naszym notatkom ochronę. Nawet jeśli za parę lat aplikacja przestałaby funkcjonować, została sprzedana czy zmieniona, swoje notatki mamy u siebie i są one niezależne od czyjegoś serwera. Fakt, że tworzymy notatki w formacie markdown umożliwia w razie potrzeby ich łatwy transfer do innych aplikacji, co też jest wielkim plusem. Obsidian pozwala nam więc na więcej elastyczności, nie ogranicza nas.

Moją ulubioną funkcją Obsidian jest widok graficzny, coś na kształt mapy myśli. Jak dla mnie widok w formie grafu jest niezastąpiony w procesie strukturyzowania myśli, wynajdywania nowych połączeń między notatkami i bardzo pomaga w budowaniu ‘zewnętrznego mózgu’.

Obsidian – widok na połączenia między moimi notatkami – graf

Obsidian, podobnie jak aplikacja Roam, wprowadził linki dwukierunkowe (dwuuszne). Jednak sposób wyświetlania tych linków jest trochę inny w obu aplikacjach. W Roam linki są automatycznie umieszczane i wyświetlane w notatce/bloku. W Obsidian wyświetlane są w panelu bocznym. Obsidian nie sugeruje nam również dodatkowych połączeń w oparciu o słowa kluczowe itp., co akurat uważam za plus.

Aplikacja Obsidian w podstawowej wersji (oraz dostępem do wtyczek) jest i będzie darmowa. Na razie jest dostępna w wersji beta, aby zacząć z niej korzystać należy poprosić o wczesny dostęp na stronie Obsidian. Na Discord istnieje świetna społeczność skupiona wokół Obsidian, można pogadać bezpośrednio z twórcami aplikacji i podrzucić im własne pomysły na dodatkowe funkcje lub poprawki. 

Dodatkowo, jeśli czujecie się na siłach możecie stworzyć własny motyw (w CSS) i dostosować wygląd aplikacji do własnego gustu. Na GitHub znajdziecie między innymi popularny Dracula Theme zaadoptowany dla Obsidian.

Mimo, że markdown i motywy mogą dla niektórych z was brzmieć zbyt ‘technicznie’ to aplikacja Obsidian nadaje się do użytku dla osób bardziej i mniej obeznanych z technologią. Tworzenie i łączenie notatek w ciągi myślowe jest bardzo proste, interfejs jest przejrzysty a aplikacja jest bardzo szybka. Przyjemnie się z nią pracuje, i moim zdaniem doskonale nadaje się do wprowadzenia systemu notowania Zettelkasten na komputerze.

Aktualizacja! W najnowszej wersji Obsidian możliwe jest linkowanie do nagłówków. To doskonała opcja, szczególnie dla tych z was, którzy tej aplikacji zamierzają używać do dłuższych form pisemnych.

3. Notion

Jeśli odwiedziliście wcześniej mój blog, to wiecie, że korzystam z Notion i wszystkim (zainteresowanym lub nie) polecam tą aplikację.

Jednak, jeśli chodzi o zarządzanie wiedzą (nie mówię tu o notatkach typu ‘do zrobienia’, czy zarządzaniu projektami), Notion nie wydaje mi się najbardziej optymalnym rozwiązaniem. To głównie przez brak linków dwukierunkowych, oraz to, że w Notion nie ma widoku graficznego pokazującego połączenia między notatkami, który jest bardzo ważny, jeśli chcemy mieć ‘widok z lotu ptaka’ na naszą wiedzę.

W Notion podobnie jak w wielu innych programach do notatek pracujemy z podejściem top-down (odgórnego) do budowania struktury. Podczas gdy budowanie ekspertyzy i personalnej wiedzy wymaga raczej podejścia bottom-up (oddolnego).

Ale aplikacja Notion ma też swoje mocne strony, znakomicie sprawdzi się przy zarządzaniu notatkami literaturowymi. Jeśli chcemy stworzyć listę przeczytanych książek lub publikacji wraz z przydatnymi cytatami, krótkim podsumowaniem, danymi bibliograficznymi, odnośnikami do przydatnych materiałów źródłowych, Notion bardzo się przyda.

Przykładowa baza danych z notatkami literaturowymi w Notion

Plusem jest też to, że w aplikacji Notion nasze notatki są przechowywane w chmurze, więc mamy do nich dostęp na wielu urządzeniach.

Podsumowanie

Ja sama w zarządzaniu swoją wiedzą korzystam z tandemu Notion + Obsidian. Każda z tych aplikacji ma swoje mocne strony i nadaje się lepiej do innych typów notatek.

Jeśli chodzi o Obsidian i Roam, to mają więcej podobieństw aniżeli różnic, ale od Roam odstraszyła mnie cena i póki co wątpliwe bezpieczeństwo (utrata notatek).

Jestem ciekawa, czy korzystaliście z któregoś z wymienionych przeze mnie narzędzi i jaka jest wasza opinia na ich temat? Dajcie mi znać w komentarzu lub na mojej stronie na Facebook-u.

Dlaczego we wpisie nie znalazły się tak popularne aplikacje do robienia notatek jak Evernote czy Trello? Jak wspomniałam we wstępie, artykuł napisany jest pod kątem długofalowego zarządzania wiedzą i systemu Zettelkasten. Evernote czy Trello mogą posłużyć nam jak notatniki, ale brakuje im elastyczności niezbędnej przy budowaniu połączeń między notatkami – koniecznego z kolei do budowania ekspertyzy. Także w moim odczuciu nie są przydatne z punktu widzenia strukturyzowania myśli w sposób inny niż tylko odgórnie narzucony i zdefiniowany na samym początku (np. według daty, według kategorii).