Żałuję jedynie, że nie przeczytałam książki “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności“, wcześniej, bo myślę, że oszczędziłoby mi to kilku siwych włosów. Ale uważam, że nigdy nie jest za późno na naukę i testowanie nowych pomysłów. Więc lepiej późno niż wcale!

Książka ta, napisana przez David’a Allen’a pojawiła się na rynku w 2001 roku, a drugie uaktualnione wydanie w roku 2015. Wydaje mi się, że sam fakt, iż przetrwała ona taką próbę czasu (w dzisiejszym świecie o zawrotnym tempie zmian), świadczy dobrze o metodach w niej zawartych.

Muszę przyznać, że dawno podczas czytania książki nie miałam tylu momentów ‘aha!’ i ‘ja też tak mam!’. Wydaje mi się, o czym zresztą mówi sam autor, że metody wspomniane w książce są zupełnie zdroworozsądkowe (ale również potwierdzone naukowo). Sprawia to, że łatwo je zrozumieć i wprowadzić w życie.

Ja sama, mogę odnieść do siebie wiele problemów, trudności i rozwiązań przytoczonych w książce. Jestem winna chociażby gromadzeniu nieskończonej masy linków internetowych, do późniejszego przeczytania (a nuż się przyda)...haha dobre sobie. Teraz, po przetestowaniu metod GTD, wiem jak sobie z takimi linkami poradzić.

Dla kogo jest ta książka?

Wydaje mi się, że dosłownie dla wszystkich, którzy potrafią czytać.

Ale tak już bardziej na poważnie, sądzę, że większości z nas dotyczyć będą przynajmniej niektóre trudności w organizacji  omówione w książce. Metody GTD przydadzą się osobom, które czują się przytłoczone nawałem zadań, obowiązków i niekończącym się napływem nowych informacji.

Rule your mind or it will rule you. —Horace

Źródło: besty.pl

I nieistotne jest tu, czy jesteś zabieganym menadżerem, mamą trójki dzieci czy blogerem. Nie liczy się również, czy twoim największym problemem jest wybranie tortu na urodziny koleżanki, czy dostanie się na Harvard, ponieważ większości z nas przyda się dawka lepszej organizacji i mniej stresu. A właśnie taki jest cel tej książki, nauczyć nas jak osiągnąć bezstresową produktywność. Ponadto proces organizacji jest jeden, różnią nas tylko treści, które musimy poukładać.

Myśli zawarte w książce ułatwią życie tym, którzy mają poczucie, że w danym momencie robią nie to co powinni, bo kłębi im się w głowie tysiąc różnych myśli. Mają wrażenie, że o czymś zapomnieli i może akurat powinni wykonywać inną czynność. Tym, którym brakuje skupienia i chcą (albo wydaje im się, że muszą) być w 10 miejscach na raz. Przyznam, że ja często miałam takie poczucie. Ponieważ jestem zaangażowana w wiele projektów zarówno zawodowych jak i osobistych, często wykonywałam wiele zadań jednocześnie (albo tak mi się wydawało, bo jak wiemy prawdziwy multitasking nie istnieje) . Przez to byłam mniej zadowolona ze swojej pracy, w rezultacie spadała moja efektywność i narastał stres…

Po prostu w mojej głowie kłębiło się na raz za dużo tzw. otwartych pętli - (open loops), które zabierały miejsce i energię mentalną. Zwyczajnie zaprzątały mi głowę. Aby pozbyć się takich pożeraczy uwagi i osiągnąć najwyższy poziom skupienia i produktywności, Allen proponuje zaskakująco proste rozwiązania.

Zanim przejdę jednak do omówienia wspomnianych rozwiązań i metod, chciałabym też pokrótce uzasadnić, dlaczego książka ta znalazła się w mojej biblioteczce cyfrowego nomady. Uważam, że dobre metody organizacji są szczególnie przydatne dla osób, które często z racji odmiennego stylu życia, nie mają z góry narzuconej struktury i taką strukturę muszą wypracować sobie samodzielnie. System GTD pozwala nomadom zorganizować swoje wysiłki, zadania, projekty na różnych poziomach. A jeśli ktoś już ma swój system, kto wie, może GTD pozwoli go ulepszyć?

![(https://nomadbynature.xyz/post-images/1604695581960.jpg)

Jednak bez zbędnej zwłoki przejdźmy do omówienia głównych myśli zawartych w książce “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności“.

O książce

Jak pisze D. Allen “I’m in focus business” - w wolnym tłumaczeniu: jestem w branży skupienia/koncentracji. Droga do bezstresowej produktywności to droga do całkowitego skupienia na jednym zadaniu w danym czasie. Aby to osiągnąć autor proponuje 5 - stopniową metodę:

  1. Gromadzenie
  2. Analiza
  3. Porządkowanie
  4. Przeglądanie
  5. Realizacja

Przyjrzyjmy się każdemu z etapów osobno:

1. Gromadzenie

To chyba najprostszy, przynajmniej jak dla mnie, etap metodologii GTD. Gromadzenie przychodzi mi z łatwością, tworzę listy przypomnień na papierze i w najróżniejszych programach, zbieram materiały, które uważam za wartościowe, zapisuję przypadkowe pomysły… Ale czy to wystarczy?

Nie do końca. Aby porządnie rozpocząć proces GTD, powinniśmy spisać wszystkie sprawy do załatwienia, wszystkie sprawunki i informacje kłębiące się w danym momencie w naszej głowie. Oraz zgromadzić wszystkie materiały (fizyczne i cyfrowe), aby oczyścić nasz umysł ze wspomnianych już wcześniej otwartych pętli - spraw, które w jakiś sposób zajmują naszą mentalną przestrzeń.

Przykładami takich rzeczy, informacji które kradną naszą uwagę (świadomie lub podświadomie) mogą być: link do ciekawego video na YouTube, notatki z wykładów, przypomnienie o urodzinach kolegi, istotny email, pomysł na nowy biznes, zaplanowanie wakacji, numer telefonu do klienta, odebranie przyjaciela z lotniska, kupno odkurzacza...i wiele wiele innych.

Wszystkie te informacje i sprawy, które w jakiś sposób są niedokończone, powinny trafić do miejsca, które nazwiemy skrzynką.

Jak podkreśla autor, do skrzynek, powinno trafiać wszystko, niezależnie od wagi. Bo na etapie gromadzenia nie mamy oceniać informacji ani nadawać im priorytetów. Zwyczajnie, jeśli informacja trafiła w naszą stronę łapiemy ją do skrzynki.

Skrzynka może być jedna, ale może być ich też kilka, zarówno fizycznych jak i cyfrowych. Ponieważ, informacje płyną do nas w różnej formie, nasze skrzynki muszą być przystosowane do ich wyłapywania.

Jednak ostatecznie pojemniki te fizyczne i wirtualne, powinny tworzyć zintegrowany system do gromadzenia informacji, który umożliwia ich późniejsze analizowanie i organizację. Przede wszystkim, nie może ich być za dużo ani za mało, tylko tyle ile nam absolutnie potrzeba.

Jeśli będziemy trzymać nasze informacje w zbyt wielu różnych miejscach (np. w zbyt wielu różnych aplikacjach), nie będziemy w stanie polegać na naszym systemie gromadzenia, nie będziemy go w stanie ‘ogarnąć’. I znów skończymy z bałaganem i wrażeniem, że coś przecieka nam przez palce.

Uwaga!

  • skrzynka jest po to, aby nie trzymać żadnych niedokończonych spraw w pamięci
  • do skrzynki trafiają wszystkie informacje, niezależnie od ich wagi
  • nie możemy mieć zbyt wielu miejsc gromadzenia informacji, aby móc na nich polegać

2. Analiza

O ile wydaje mi się, że wychwytywanie rozmaitych informacji przychodzi nam dość łatwo i naturalnie, to z analizą i porządkowaniem bywa różnie.

Samo zgromadzenie informacji zaprzątających naszą przestrzeń i głowę, choć przynosi poczucie ulgi, nie wystarczy, aby popchnąć nasze sprawy do przodu. Po gromadzeniu, przychodzi czas na opróżnianie naszych skrzynek - analizę.

Allen mówi, że przeanalizować należy każdą rzecz zgromadzoną w skrzynce. Analiza odbywa się po kolei, zaczynając od informacji, która do skrzynki trafiła jako ostatnia. Należy zupełnie opróżnić skrzynki - czyli przeanalizować wszystko co się w nich znalazło. Nigdy nie należy też odkładać niczego z powrotem do skrzynki!

Jak wygląda analiza i jak się do niej przygotować?

Do wykonania tego etapu potrzebne będą wam kosz na śmieci, kalendarz oraz folder/segregator, czyli coś co nadaje się na archiwum (mam tu też na myśli cyfrowe odpowiedniki tych przedmiotów).

Bierzemy więc pierwszą z brzegu rzecz ze skrzynki i zadajemy sobie pytanie: Czy sprawa ta wymaga działania? Są dwie możliwe odpowiedzi tak lub nie.

Jeśli odpowiedź brzmi nie z daną informacją możemy postąpić na trzy sposoby:

  • Pozbyć się jej jeśli nie jest nam już potrzebna (informacja trafia do kosza), przykładem może być stary rachunek za paliwo, lista zakupów sprzed tygodnia, wycinek z gazety którego już nie potrzebujesz
  • Zarchiwizować ją (np. Przepis na ciasto czekoladowe, numer telefonu, ciekawy artykuł naukowy)
  • Wpisać na listę może/kiedyś - tutaj znaleźć mogą się dalekosiężne plany, marzenia do spełnienia

A co jeśli odpowiedź na pytanie brzmi tak, wtedy zadajemy sobie kolejne pytanie: Jakie jest następne działanie?

Działanie jest definiowane przez autora jako najbliższa, fizyczna, dokładnie sprecyzowana czynność, którą musimy podjąć, aby zrealizować cel. Działania dzielą się na te które:

  • Wykonujemy od razu - jeśli czynność zajmie nam mniej niż 2 minuty
  • W przypadku kiedy czynność zajmuje więcej niż 2 minuty możemy:
    • Oddelegować zadanie - zlecić je komuś do wykonania, zapisujemy je wtedy na liście jako oczekujące na odzew/rezultat
    • Odłożyć na później - w takim wypadku zapisujemy zadanie w kalendarzu, jeśli jest ono związane z konkretną datą (imieniny, zebranie) lub zapisujemy konkretną następną czynność do wykonania na liście rzeczy do zrobienia - to do’s.
    • Dodatkowo, jeśli do wykonania zadania potrzebna jest więcej niż jedna czynność,  wpisujemy takie zadanie na listę projektów, a pierwszą czynność do wykonania na listę rzeczy do zrobienia

Aby osiągnąć naszą bezstresową produktywność, bardzo istotne jest, aby prawidłowo zanotować kolejną czynność, czyli odpowiedź na pytanie Jakie jest następne działanie? Musimy pamiętać, aby była ona dobrze sprecyzowana. Pozwólcie, że posłużę się przykładem:

Zamiast na liście zadań napisać ‘przegląd samochodu’, napiszmy: ‘znajdź numer telefonu do najbliższej stacji przeglądu pojazdów’, ponieważ de facto, to właśnie będzie kolejna czynność, którą wykonamy.

Ta niewielka różnica w sposobie wyznaczania następnych działań, sprawi, że nawet skomplikowane projekty będą nam się wydawały bardziej osiągalne. Stwierdzenie ‘przegląd samochodu’ jest zbyt niesprecyzowane, ale znajdź numer telefonu do mechanika jest bardzo konkretnym i w dodatku łatwym zadaniem dzięki któremu popchniemy nasz projekt naprawy auta do przodu.

Podobnie jest z długofalowymi projektami lub postanowieniami noworocznymi jak np. nauczę się robić animacje komputerowe, będę się zdrowiej odżywiać. Takie postanowienia, będą dużo bardziej skuteczne, jeśli wyznaczymy sobie konkretne kolejne działanie, a nie jedynie ostateczny cel, bez pojęcia jak do niego dojść. Takie ogólnikowe postanowienia to trochę jak chodzenie po nieznanym terenie, bez mapy, łatwo się zgubić.

A propos map, poniżej znajdziecie grafikę dla etapu analizy w metodologii GTD:

Schemat analizy w metodologii GTD krok po kroku

3. Porządkowanie

Przejście etapu analiza powinno skutkować uzyskaniem przez nas:

  • listy następnych zadań
  • kalendarza
  • listy projektów
  • listy spraw oczekujących (oddelegowanych)
  • listy kiedyś/może
  • archiwum

Zasadniczo metoda GTD to zarządzanie listami plus prowadzenie kalendarza.

Kiedy mamy już gotowe listy, naturalnie zaczynamy (czasem już na etapie gromadzenia) dostrzegać zależności między różnymi przeanalizowanymi informacjami. Wydaje mi się, że etap porządkowania będzie najbardziej osobistym z pięciu etapów w GTD i pozwala na dużą dowolność. Bo to jak zorganizujesz swoje materiały będzie w dużej mierze zależeć od tego czym się zajmujesz, jaki masz styl życia, czy wolisz system papierowy czy lubisz korzystać z programów komputerowych...itd.

Autor David Allen proponuje uporządkowanie list według kontekstu oraz dostępnego czasu/energii. Np. aby wykonać niektóre czynności musisz być w biurze przy komputerze, inne wykonujesz kiedy jesteś ‘na mieście’. System jaki zbudujesz będzie zależał od ciebie.

Ważne jest tylko, aby system był łatwy w użyciu, zrozumiały dla Ciebie i aby można było szybko odnaleźć w nim każdą rzecz której szukasz, będzie się to tyczyło twoich list, kalendarza i archiwum. Tutaj na pewno dużą przewagę nad analogowymi odpowiednikami mają programy komputerowe, ponieważ umożliwiają nam szybkie przeszukiwanie nawet dużych baz danych.

Ja sama wypróbowałam już wiele narzędzi i aplikacji wspomagających organizację i produktywność, ale żadne z nich nie jest tak dobre jak Notion. O tym jak wdrożyłam metodologię GTD wewnątrz tego narzędzia opowiem w osobnym artykule.

4. Przeglądanie

Autor wskazuje przeglądanie jako najważniejszy element w metodologii, można się z tym zgodzić lub nie. Ale myślę, że codzienny i cotygodniowy przegląd to to, co sprawi, że metoda GTD wejdzie nam w krew.

Z praktycznego punktu widzenia, przegląd ma na celu pozbycie się z naszych list nie aktualnych zadań i dodania nowych, zarchiwizowaniu materiałów, itd. Każdego dnia powinniśmy sprawdzić nasz kalendarz oraz listę zadań i w razie zmian je uaktualnić. Raz w tygodniu powinniśmy oczyścić wszystkie skrzynki do zera, zarchiwizować odpowiednie materiały itp (jednym słowem przeprowadzić analizę - etap 2).

Ale proces przeglądania spełnia też dodatkową rolę, która nie jest od razu oczywista. Ten etap sprawia, że możemy ufać naszemu systemowi, że jest on aktualny i że możemy na nim polegać, a co za tym idzie, że chcemy go używać. Przegląd pozwala nam też na spojrzenie na nasze sprawy z różnych perspektyw, sprawia, że w naszym systemie pojawia się synergia.

5. Realizacja

Realizacja, czyli wykonanie wszystkich czynności, które mamy na listach. Samo przejście przez 4 etapy GTD, nie sprawi, że automatycznie i magicznie nasze zadania znikną i ‘zrobią się same’.

Ale fenomen metody GTD polega na zarządzaniu naszą uwagą, umiejętnością koncentracji. Pozbyciem się niepotrzebnych informacji z naszej głowy i precyzyjnemu ukierunkowaniu wysiłków. W takich warunkach o wiele chętniej, łatwiej i szybciej wykonujemy swoje obowiązki. Co z kolei prowadzi do samozadowolenia, poczucia kontroli i chęci kontynuacji na drodze nowo odnalezionej bezstresowej produktywności.

A co z priorytetami? Allen mówi, że przy zastosowaniu metod GTD intuicyjnie będziemy wiedzieć czym zająć się w danej chwili. Metoda porządkowania GDT uwalnia nas częściowo od podejmowania decyzji, ponieważ kontekst (środowisko, to gdzie się akurat znajdujemy), czas potrzebny na wykonanie zadania, nasz poziom energii i ważność zadecyduje o tym czym z listy zadań się akurat zająć z najlepszym rezultatem.

Podsumowanie

Dlaczego metoda GTD działa - 3 podstawowe myśli, które stara nam się przekazać autor to:

  • Twój mózg (twoja pamięć) nie jest najlepszym nośnikiem do zapamiętywania informacji - stworzenie 'zewnętrznego mózgu' - list, kalendarza, archiwum skutkuje lepszym skupieniem
  • Twój umysł powinien być jak woda - nasze zachowanie, reakcja powinna być odpowiednia do wielkości/trudności zadania, czyli powinniśmy odpowiednio zarządzać naszymi zasobami energii, uwagi i czasu
  • Kluczem do sukcesu jest skupienie się na jednym zadaniu w danym momencie

Wyższy poziom wtajemniczenia

5-stopniowa metoda przedstawiona przez Allen’a może być zastosowana na wielu poziomach naszego życia. W moim poście skupiłam się na najbardziej przyziemnych, codziennych sprawach. Ale, aby w 100% wykorzystać potencjał tej metodologii, powinniśmy przyjrzeć się i zastosować GTD na 6 różnych poziomach, które autor nazywa horyzontami uwagi.

Więcej informacji na temat horyzontów uwagi znajdziecie w samej książce oraz innych publikacjach D. Allen’a.

Tymczasem zachęcam was do pozostawienia komentarza pod dzisiejszym postem. Korzystacie z metody GTD? Myślicie, że warto?